Como organizar as pessoas
dentro de sua empresa? Confira essas dicas para montar uma boa estrutura
organizacional, independente da fase do seu negócio.
Uma casa desorganizada não
funciona corretamente. Isso vale como lição administrativa para as empresas,
pois se não investem em uma boa estrutura organizacional, terão muita
dificuldade em controlar níveis de demanda, em contratar funcionários no
momento certo, em ter um planos de carreira que satisfaçam os colaboradores ou
a escolher bons líderes. Resumindo: a produtividade fica comprometida sem um
organograma funcional. E isso é não é uma notícia boa para empreendedores.
Mas o que afinal é uma
estrutura organizacional? É a forma como o gestor vai alocar as pessoas dentro
da empresa de modo que todo o potencial delas seja aproveitado. É a divisão de
cargos, de setores e de tarefas, em diferentes níveis hierárquicos. Tudo isso
deve ser pensado levando em conta o estilo da empresa, o ramo de atuação e os
objetivos do empreendedor. Estruturas organizacionais diferentes acabam
influenciando na cultura organizacional como um todo.
Confira aqui 5 dicas para
ter uma estrutura organizacional de primeira:
1.
Estude a amplitude administrativa do seu negócio
Parece complicado? Nem
tanto. O que estamos falando aqui, e que pode ser o seu primeiro passo, é
simplesmente identificar como será a hierarquia de cargos na sua empresa. E
essa escolha não é apenas uma opção, depende de qual ramo de negócio você está
inserido. As estruturas organizacionais são duas: horizontal ou vertical.
Empresas que lidam com a
criatividade como cerne do negócio tendem a ter uma estrutura hierárquica
horizontal. Afinal, geralmente optam por um ambiente de trabalho mais
colaborativo e a participação pró-ativa e espontânea dos funcionários é sempre
bem-vinda. As tarefas não são repetitivas, podem mudar de uma hora para hora. O
lado mais positivo é que há um sentimento geral de participação e isso tende a
motivar bastante os funcionários.
Nas empresas verticais, a
diretoria fica lá em cima, distanciada e com poder centralizado. A estrutura é
mais engessada, mas isso não quer dizer que isso seja totalmente negativo.
Nesse tipo de empresa, os funcionários são treinados e preparados, fazem
atividades baseadas em trabalhos previsíveis, que não mudam tanto do dia para a
noite. Eles também contam com regras e procedimentos que devem ser respeitados.
Muita gente prefere trabalhar nesse tipo de empresa e se sente melhor e mais
seguro em ambientes mais conservadores. Esse é o caso da sua empresa? Se for,
então a estrutura provavelmente será vertical.
É importante salientar que
não se trata de escolher uma ou outra à revelia, mas de optar pela que melhor
se insira no seu ramo de atividade.
2.
Escolha uma estrutura organizacional que se adapte à sua empresa
Os modelos mais comuns são o
projetista e o funcional. Em um organograma dito funcional a empresa tem aquela
divisão clássica de setores: o financeiro, o comercial, o RH, o marketing, a
equipe de vendas, e por aí vai. Geralmente são empresas que fazem atividades
repetitivas, altamente especializadas, com planos de carreira pré-determinado.
Mas se falamos do modelo
projetista, vamos identificar uma empresa formada por núcleos interdependentes,
que estão ali para resolver o problema do cliente do início ao fim. Fica mais
fácil visualizar quando pensamos em termos práticos: são escritórios de
arquitetura, de advocacia ou consultorias, por exemplo. Eles lidam com projetos
periódicos, são impulsionados pelo desafio, pelos riscos e existe um plano de
carreira bem mais flexível.
É importante conhecer a
teoria, mas, na prática, as empresas não se prendem a um único modelo. A
maioria opta ou é lavada a misturar os modelos organizacionais com os
projetistas e isso é muito saudável. Será possível aproveitar o melhor de cada
um.
3.
Monte uma base eficiente de comunicação
Recomenda-se que não exista
mais de três níveis hierárquicos entre o CEO e o a linha de frente. Sabe por
quê? Isso dificulta em muito a comunicação interna, essencial para o bom
funcionamento de toda empresa. Imagine que seu organograma demande um grande
número de gerentes, subordinados e afins. Quanto mais longa a cadeia de
comunicação, mais difícil será para a mensagem de um presidente chegar até as
pessoas. E pior, pode chegar totalmente modificada, como se fosse um telefone
sem fio. O caminho contrário também sofre nesse caso: imagine ser um CEO que não
consegue receber da linha de frente da empresa as notícias, novidades e
feedbacks dados pelos clientes. Como ele iria tomar melhores decisões se a
informação mais importante da empresa não chega aos seus ouvidos?
Sendo o organograma mais
vertical ou mais horizontal, a atenção deve ser redobrada na comunicação
interna. É preciso lembrar que o objetivo é comum e a empresa é uma só. Todos
precisam se sentir parte de um todo e quem vai ajudar nisso é a comunicação
interna, se feita de maneira eficiente.
4.
Planeje a demanda de trabalho e saiba o momento certo de demitir ou contratar
Uma das grandes vantagens de
ter uma boa estrutura organizacional é o reflexo na produtividade, incluindo
aqui o correto planejamento da demanda. Por exemplo, se a empresa faz uma
previsão de demanda errada das vendas provavelmente terá prejuízo, seja na
compra de material que vai ficar encalhado ou então na falta de produtos para
colocar nas prateleiras. O mesmo vale
para os recursos humanos.
Essa balança só pode ser
equilibrada com uma boa estrutura organizacional, que vai permitir desenvolver
processos objetivos de coleta e análise de dados, no gerenciamento de indicadores
de desempenho, no controle de estoques. São essas informações, geralmente
organizadas em um bom software de gestão, que vão ajudar a empresa na área
logística e de contratações. Será o momento certo agora para contratar mais
gente? Ou será que é hora de desafogar os gastos? Só se consegue isso tendo em
mãos os dados da empresa, as projeções feitas de forma correta.
O planejamento da demanda de
trabalho é um grande desafio, mas é ponto fundamental na saúde da empresa. E só
se consegue sucesso se existir dentro dela um bom organograma.
5.
Não deixe para depois: monte um organograma desde os primeiros passos da
empresa
A última dica aqui é talvez
a mais importante: pense na estrutura organizacional da sua empresa desde o
início. Isso vai ajudar a ter uma visão clara e objetiva da cultura
organizacional que você pretende implementar. Ou seja, é a melhor maneira de
estabelecer como os resultados serão acompanhados, de identificar o perfil de
funcionários que pretende ter por perto (evitando contratações de pessoas que
não estão alinhadas com os objetivos da empresa).
Lembre-se sempre de que o
organograma é a arrumação das pessoas dentro de casa, cada um terá pleno
conhecimento de suas funções e noção de até onde podem chegar em nível
hierárquico. Isso vai facilitar no planejamento de planos de carreira e na
motivação dos funcionários (seja por desafios ou por segurança).
Achou que essas dicas são
úteis? Pois lembramos que independentemente do tipo de estrutura organizacional
adotada, os empreendedores não devem se esquecer dos princípios de gestão,
formuladas por Henri Fayol, o grande teórico da administração:
responsabilidade, disciplina, espírito empresarial, remuneração justa e fazer
os interesses do grupo prevalecerem sobre o interesse pessoal!
Texto publicado no
site da Endeavor Brasil - A Endeavor é a organização líder no
apoio a empreendedores de alto impacto ao redor do mundo. Presente em mais de
30 países, e com 8 escritórios em diversas regiões do Brasil.