Apesar da tendência atual para terceirização das atividades logísticas,
verificamos muitas situações nas quais o processo foi mal conduzido, os
resultados positivos demoraram a serem obtidos ou redundaram num verdadeiro
fracasso.
Com o forte aumento da competitividade, a terceirização passa a envolver
uma grande gama de atividades logísticas, além do transporte rodoviário de
cargas que inicialmente era a função mais terceirizada.
Para desenvolver um processo de terceirização recomendamos a utilização
das seguintes dicas:
1. Motivos para terceirizar – como a
terceirização não é um caminho obrigatório temos que avaliar os motivos para a
decisão:
Ø Na cadeia de
abastecimento da qual uma empresa faz parte, a terceirização poderá gerar
impacto quanto ao nível de serviço?
Ø Dedicação ao
próprio negócio (“core business”) poderá fazer a diferença?
Ø É relevante para
evitar investimentos e substituir custos fixos por variáveis?
Ø Melhorar o
controle dos custos logísticos e absorver “expertise” é importante?
Ø Há consciência da
necessidade de parceria e um ótimo relacionamento?
Ø E o domínio das
operações, custos, procedimentos e indicadores a partir dos quais o terceiro
será avaliado?
Ø A empresa está preparada
para transferir e compartilhar parte das atividades com “estranhos”?
Ø Há consciência
das dificuldades desde a transição e o apoio e monitoramento ininterrupto das
operações?
3. Definição dos objetivos – existem muitos
motivos que levam à terceirização, porém as empresas devem definir claramente:
Ø Logística e nível
de serviço são diferenciais para manter ou conquistar clientes?
Ø Redução de custos
(movimentação, armazenagem, transportes, etc) é o foco?
Ø Possibilidade de
melhorar alguma operação se esta for terceirizada?
4. Os preparativos – após avaliar
os motivos, os questionamentos internos e os objetivos, a empresa deve se
preparar para o inicio efetivo do processo de terceirização:
Ø Estão definidas
as atividades a terceirizar?
Ø Existem empresas
prestadoras de serviços disponíveis e habilitadas?
Ø Todas as
instâncias de decisão da empresa estão convencidas claramente com objetivos e
interesses alinhados?
Ø Pois bem, estão
vamos dar a partida!
5. Caracterização da empresa contratante – é importante
que o prestador de serviços tenha todas as informações sobre o contratante e as
atividades a executar:
Ø Descrição da
empresa (formação, capital, porte), localização (matriz, filiais CD’s, etc),
posição no mercado, etc;
Ø Descrição dos
processos produtivos e dos principais materiais e produtos;
Ø Canais de
distribuição (direto, atacado, varejo, etc), destinos;
Ø Detalhes das
operações que serão terceirizadas (processos, indicadores, etc);
Ø Objetivos e
critérios de como será desenvolvido o processo de seleção.
6. Pré-qualificação – após a empresa
ter decidido e se preparado, tem início a fase externa da terceirização. Verificar
se existe interesse, e enviar um questionário de qualificação com os seguintes
quesitos:
Ø Instalações e
equipamentos disponíveis (locais, áreas, parceiros, lista de equipamentos,
etc); equipe gerencial e operacional;
Ø Capacitação em
operações similares, organização, otimização da armazenagem e transporte, etc;
Ø Competência
administrativa e fiscal;
Ø Sistemas de TI
disponíveis (ERP, WMS, roteirizador, etc) e equipe de suporte (interfaces,
adaptações e customizações);
Ø Equipes de
projeto e treinamento;
Ø Disponibilidade
de instalações que possam ser compartilhadas (rateio de custos fixos);
Ø Aceitar pagamento
por atividade operacional - “cost-driver” (movimentação, estocagem, embalagem,
etc);
Ø Relação dos
principais clientes, locais e serviços prestados;
Ø Referências
financeiras;
Após o
recebimento das informações deverá ser elaborada uma classificação, eliminando
as empresas não adequadas.
7. Concorrência – é o início da
fase de seleção, com as seguintes atividades:
Ø Comprovação das
informações prestadas na fase anterior;
Ø Convite para
visita às operações que serão terceirizadas e detalhadas as informações;
Ø Solicitação de um
projeto logístico específico com críticas e sugestões;
Ø Envio do escopo
para o desenvolvimento da proposta técnica e comercial;
Ø Esclarecimentos e
retransmissão de informações para todos os participantes
Ø Recebimento das
propostas.
8. Avaliação e seleção final – esta fase é
crítica para o sucesso da terceirização:
Ø Avaliar as
propostas e esclarecer dúvidas;
Ø Avaliar cada
proposta e simular o custo total para diversos cenários;
Ø Equalizar as
propostas técnicas e solicitar nova proposta comercial;
Ø Classificar no
máximo três empresas;
Ø Negociar (após a
equalização);
Ø Como a decisão
muitas vezes envolve aspectos intangíveis (confiança, indicação, etc) deve ter
a participação da diretoria.
9. Contrato, o início e o
fim – é um documento que além dos aspectos legais deve conter algumas premissas
sobre o conteúdo técnico:
Ø Clara definição
do escopo dos serviços e responsabilidade das partes;
Ø Definição de
equipes e canais de comunicação para acompanhamento rotineiro e solução de e
conflitos;
Ø Metas e objetivos
comuns (mensuráveis / indicadores) que devem ser alcançados;
Ø A quebra do
contrato deve ser prevista para não prejudicar a continuidade da operação, além
de garantir a separação ou ressarcimento dos recursos utilizados (materiais e
humanos).
10. Sucesso ou fracasso da terceirização – depende do
acompanhamento da operação:
Ø Planejamento
cuidadoso da transição;
Ø Estrutura
organizacional com os responsáveis por cada atividade;
Ø Divulgação dos
indicadores e metas definidos em contrato e reuniões de acompanhamento;
Ø Envolvimento de
todo o grupo e todos os níveis;
Ø Não deixar nenhum
problema sem solução.
Conclusão
Contrato Assinado, não se iluda: o “jogo”
apenas começou.
Por Antonio Carlos da Silva Rezende
Gerente da IMAM Consultoria.
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