CINCO DICAS IMPORTANTES PARA O SEU ARMAZÉM

Infelizmente, nada conspira a favor do profissional de armazéns. Fatos recentes e tendências futuras apontam para uma realidade operacional cada vez mais complexa. Será cada vez maior a cobrança por resultados e menor a tolerância por erros.

O número de itens comercializados SKUs – Stock Keep Units tende a aumentar continuamente, e isso, aliado à necessidade de controle e rastreabilidade por lotes, deverá gerar perda no aproveitamento do espaço cúbico e dificuldades cada vez maiores de unitização das cargas. Isso implicará em maior necessidade de espaço físico e de melhores controles no inventário dos materiais.

Pressões por melhores níveis de serviços e pela redução de estoques nos diferentes canais de distribuição colaborarão para o maior fracionamento dos pedidos e pelo aumento da velocidade de atendimento. Quanto menores e mais frequentes, maior a necessidade de deslocamentos e de apanhes para o atendimento da demanda. Mais pessoas, mais equipamentos e mais tecnologia envolvida na operação de separação de pedidos.

 A legislação verde somada à pressão econômica e social pela recuperação do valor dos produtos dentro da cadeia logística levará a um considerável aumento da logística reversa, exigindo a necessidade de novas operações como a triagem dos produtos retornados, o processamento reparo, desmontagem, re-embalamento, estocagem ou retorno ao Fornecedor,  e ainda a destinação final envio para o aterro sanitário, por exemplo, além de novos controles administrativos, como inventários dirigidos, auditorias e lançamentos nos sistemas ERP e/ou WMS.

O cenário é realmente preocupante e os profissionais de armazéns precisarão ir além do que já tem sido feito para que possam, efetivamente, contribuir para o aumento da competitividade de suas empresas, transformando a logística em um diferencial em relação aos seus concorrentes.

Veja, abaixo, algumas dicas importantíssimas:

Adote uma cultura lean na sua operação 

A filosofia lean ou enxuta atua diretamente no combate aos desperdícios e na eliminação de atividades que não agregam valor aos seus Clientes internos e externos. Por exemplo por que realizar a conferência de cargas na transferência de uma fábrica para um Centro de Distribuição ou entre Centros de Distribuição de uma mesma empresa. Parece loucura eliminar a conferência de cargas, mas muitas empresas estão fazendo isso, inclusive junto a terceiros.

Outro exemplo por que não agendar cargas ou descargas ao invés de trabalhar de forma reativa, incorrendo inclusive em horas-extras.

Tenha pelo menos cinco projetos lean em andamento, focando reduções de custos com espaço físico, layout operacional, fluxo físico de materiais, energia elétrica, equipamentos de movimentação, pessoal e processos-chave.

Monte uma equipe, caso não disponha de recursos internos, busque ajuda de um especialista. Em seguida, mapeie os processos e analise-os sob a ótica de valor agregado. Reúna a equipe de trabalho e identifique oportunidades em processos e infra-estrutura, eliminando tudo aquilo que é desnecessário.

E não pare por aí, pois a filosofia lean prega um processo de melhoria contínua.

Pratique o cross-docking sempre que possível 

Com um pouco de planejamento, você conseguirá atuar em regime de cross-docking e isso permitirá um aumento do fluxo de materiais no seu Centro de Distribuição, reduzindo estoques.

Fácil não é, obviamente. Tampouco será possível realizar esse projeto isoladamente. Envolva seus Fornecedores, Parceiros Logísticos e Clientes, identificando alternativas de benefícios mútuos.

Gerencie adequadamente a sua equipe

Nem sempre será possível reduzir a mão-de-obra. Muitas empresas passaram por sucessivas reduções de pessoal nos últimos anos e qualquer diminuição no quadro operacional poderá causar mais transtornos e custos do que realmente representar um ganho para a empresa.

Adote então uma abordagem qualitativa, buscando aumento de produtividade junto ao contingente de pessoal existente.

Capacite a sua equipe em conceitos técnicos. Qual a última vez que você proporcionou um treinamento para seus colaboradores do armazém. Se você acha que não precisa treinar conferentes, operadores de empilhadeira, separadores e auxiliares operacionais, você está muito enganado. Se você acredita que eles não aproveitarão os conceitos e ferramentas apresentadas, você também está muito enganado.

Disponibilize à sua equipe as ferramentas de gestão da qualidade e a tecnologia mínima necessária. Eles conhecem a fundo ferramentas como PDCA, 5W2H, Diagrama de Causa e Efeito. Tem domínio e acesso ao Excel, Power Point, Acess.

Analise questões ergonômicas. Elas podem colaborar na queda da produtividade de seu pessoal, no aumento do número de acidentes e na ocorrência de maiores erros como a falta de produtos, inversão de mercadorias e avarias.

Pratique o housekeeping. Melhore a limpeza e a organização do armazém. Isso motivará a sua equipe.

Também procure estar em permanente contato com a sua equipe. Esteja mais presente na operação. Acompanhe de perto a rotina diária. Escute aquilo que eles têm para falar. O alto índice de turn-over em armazéns no Brasil constitui-se num dos maiores problemas dos Operadores Logísticos e de alguns Embarcadores. O índice normal é de 3 a 5 por cento ao mês, mas algumas empresas enfrentam problemas de 10 a 20 por cento.

E cobre os resultados. Defina indicadores de desempenho e métricas ordinárias. Cobre de forma organizada e constante.

Reduza estoque

Grande parte dos estoques de segurança está diretamente relacionada às falhas no processo de previsão de vendas, outra parte está relacionada às incertezas inerentes ao processo. Então, que tal parar de reclamar dos problemas causados e procurar trabalhar em conjunto, de forma colaborativa, com a sua equipe comercial.

Sabemos que essa missão é quase impossível, mas porque não transformá-la em realidade.

Comece medindo a acurácia entre a venda prevista e realizada. Levante também os problemas causados e os custos incorridos com a má previsão de vendas e com a desastrosa política de renovação do portfólio de produtos acabados conduzida pela área de marketing.

Em seguida, obtenha apoio e patrocínio de altos executivos. Proponha a realização de um detalhado estudo sobre o processo de planejamento de vendas e operações, conhecido como S&OP – Sales and Operations Planning.

Monte uma equipe multifuncional, com representantes da área de Vendas, Marketing, PCP, Compras, Custos, Produção e Logística e trabalhem no mapeamento e análise dos processos-chave relacionada à previsão de vendas, planejamento e controle da produção e gestão de estoques. Identifique as oportunidades e implante as melhorias possíveis.

Repito, não será fácil. Alguém terá que encabeçar essa mudança. Por que não você.

Conheça e controle seus custos

Você tem um profundo conhecimento dos seus custos logísticos. Tem uma visão clara de como se comportam e das variáveis de influência. Levante todos os custos existentes. Separe-os em custos com o espaço físico, pessoal, equipamentos de movimentação e outros papelaria, comunicação, segurança patrimonial, mobiliário, tecnologia da informação.

Monitore os custos e em equipe, procure identificar formas de reduzi-lo. Se possível, faça benchmarking com outras empresas. Dessa forma você poderá avaliar a estrutura dos seus custos e a sua representatividade em relação à receita operacional líquida ROL da empresa.

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog e da Guepardo, empresas de consultoria e treinamento em logística.