FECHAMENTO CONTÁBIL-FINANCEIRO – TODOS OS COLABORADORES SÃO RESPONSÁVEIS

Já passei por diversos ciclos mensais de Fechamento Contábil-Financeiro em muitas empresas e, posso afirmar que independentemente do tamanho e faturamento de cada uma delas, as dificuldades e problemas encontrados nesse período são praticamente os mesmos.

Noites mal dormidas, caixas de e-mail cheias de questionamentos sobre os resultados do negócio, internet e sistemas perdendo conexão, entre outros... Estas são algumas das mais diversas adversidades que “coincidentemente” ocorrem com bastante frequência nesse período.

Nesse tema, as pequenas e médias empresas apresentam controles e procedimentos bastante flexíveis, tornando-os até certo ponto, “afrouxados” se comparados às grandes corporações. Vejo esse comportamento muito em virtude de alguns vícios das empresas, como por exemplo:

- pequeno engajamento dos colaboradores fora das áreas Contábil e Financeira;

- mau uso das ferramentas dos Sistemas de Informação, tornando-os complexos e ineficientes;

- excesso de informes gerenciais com informações pouco relevantes;

- procrastinação de atividades (deixar para a última hora);

Nas grandes corporações, principalmente após a aprovação da Lei Sarbanes-Oxley (SOX), aumentou-se a preocupação com a veracidade das informações e, devido a essa necessidade de transparência e a velocidade da internet, os prazos de fechamento estão cada vez mais apertados. 

Os acionistas estão cada vez mais sedentos por informações precisas e alinhadas às suas expectativas. Hoje não dá mais para esperar um fechamento contábil-financeiro mensal superior a três dias úteis, bem como que a publicação de resultados globais equivocados das grandes corporações afeta as decisões dos seus acionistas em um mercado financeiro totalmente globalizado.

Nessas empresas multinacionais existem setores de Consolidação bastante preparados e focados nesse tipo de informação. Nas pequenas e médias o Gerente Financeiro/Contábil acaba desempenhando, muitas vezes sozinho, esse importante papel.

Mas então o que fazer para suprir tais demandas e minimizar os ruídos de comunicação nesse período?

Acredito que a definição do papel de cada gestor na transmissão das informações através de regras claras do que cada um precisa para “construir” um fechamento mensal de um negócio seria o primeiro passo.

Os gestores devem destacar a importância de cada uma das áreas da empresa neste processo, para que estes colaboradores entendam que as informações geradas por eles sejam utilizadas para crescimento do negócio e não para ser apenas um comparativo porcentual de um mês para o outro.

Esse “medo de informar” precisa ser expurgado da cultura das empresas e esta sinergia entre as áreas precisa ser trabalhada diariamente e efetivamente colocada em prática.  Treinamentos técnicos e comportamentais podem ajudar muito! Além disso as empresas devem incentivar e treinar os gestores a darem feedbacks assertivos e adequados.

Penso ser possível e viável colocar em prática em muitas pequenas e médias empresas este conceito de Fechamento Mensal utilizado nas grandes corporações, adaptando-o à realidade de recursos humanos e tecnológicos das empresas brasileiras.

Nessas empresas de sucesso todos os colaboradores são tratados como Accountable (um mix de responsabilidade e ética), ou seja, cada informação gerada por eles é importante para o negócio e todos (sem exceção) são responsáveis por elas, desde o primeiro dia até o final do mês.

Por Gustavo Rodrigues, Consultor Sênior na CROB Consultores.