Introdução: A gestão da aquisição – a conhecida função de compras – assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos financeiros envolvidos.
O valor total gasto nas compras de insumos para a produção (produtos ou serviços) varia de 50 a 80% do total de receitas brutas.
Compras/ Suprimentos é um excelente sistema de redução de custos de uma empresa, por meio de negociações de preços, na busca de materiais alternativos e do desenvolvimento de novos fornecedores.
No processo de compras existem as seguintes atividades centrais:
Ø Assegurar descrição completa das necessidades;
Ø Selecionar fontes de suprimento;
Ø Conseguir informações de preço;
Ø Colocar os pedidos;
Ø Acompanhar os pedidos;
Ø Verificar notas fiscais;
Ø Manter registros e arquivos;
Ø Manter relacionamento com vendedores.
Seleção dos fornecedores
Ø Preço;
Ø Qualidade;
Ø Continuidade de fornecimento;
Ø Localização.
Ordem de compra
Especifica as quantidades e possivelmente as instruções de entrega. É o documento primordial para iniciar o fluxo de produtos no canal de fornecimento. O processo de compras e as ordens resultantes estabelecem o volume de produtos a serem movidos e estocados no sistema logístico em dado instante.
A ordem de compra indicará ao fornecedor:
Ø O produto que deverá ser entregue;
Ø A quantidade que deverá ser entregue;
Ø Quando deverá ser entregue e;
Ø Onde deverá ser entregue.
Portanto a principal responsabilidade de compras é: ter a capacidade de comprar materiais e produtos na qualidade certa, na quantidade exata, no tempo certo, no preço correto e na fonte adequada.
Objetivos de compras
Ø Permitir continuidade de suprimentos para o perfeito fluxo de produção;
Ø Coordenar os fluxos com o mínimo de investimentos em estoques e adequado cumprimento dos programas;
Ø Comprar materiais e produtos aos mais baixos custos, dentro das especificações predeterminadas em qualidade, prazos e preços;
Ø Evitar desperdícios e obsolescência de materiais por meio de avaliação e percepção do mercado;
Ø Permitir à empresa uma posição competitiva, mediante negociações justas e credibilidade;
Ø Manter parceria com os fornecedores para crescer junto com a empresa.
Atividades da área de suprimentos
Informações básicas
Ø Controle e registro de fornecedores;
Ø Controle e registro de compras;
Ø Controle e registro de preço;
Ø Controle e registro de especificações;
Ø Controle e registro de estoques;
Ø Controle e registro de consumo;
Ø Controle e registro de catálogos.
Pesquisa de suprimentos
Ø Estudo de mercado;
Ø Especificação de materiais;
Ø Análise de custos;
Ø Análise financeira;
Ø Desenvolvimento e qualificação de novos fornecedores;
Ø Desenvolvimento de novos materiais.
Administração de materiais
Ø Garantir atendimento das requisições;
Ø Manutenção de estoques;
Ø Evitar excesso de estoques;
Ø Melhorar giro de estoques;
Ø Garantir transferência de materiais;
Ø Padronizar embalagens;
Ø Elaborar relatórios.
Sistema de aquisição
Ø Negociar contratos;
Ø Efetivar as compras;
Ø Analisar cotações;
Ø Analisar requisições;
Ø Analisar condições dos contratos;
Ø Verificar recebimento dos materiais;
Ø Conferir fatura de compra;
Ø Contatar vendedores;
Ø Negociar redução de preços;
Ø Relacionamento interdepartamental.
Ações diversas
Ø Dispor dos materiais obsoletos;
Ø Projeções de custos;
Ø Comparações de materiais;
Ø Manter relações comerciais de confiabilidade.
Bibliografia
Administração de materiais e recursos patrimoniais, ALT, Paulo Renato Campos; MARTINS, Petrônio Garcia – 2009.
Reinaldo Moura, Editora IMAM
Prof. Geraldo Cesar Meneghello
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