Introdução
Embora
a logística busque cotidianamente ampliar sua atuação no controle operacional
de custos de toda a cadeia de suprimentos – visando à obtenção de níveis de
bens e serviços requisitados pelo cliente, atuando ativamente em suas atividades
primárias, tais como transportes, armazenagem, processamento de pedidos,
manuseio de materiais, embalagens de proteção entre outras – é respaldada pela
gestão adequada da informação proveniente de todas as atividades ao longo da
cadeia de suprimentos que a empresa poderá obter ganhos significativos,
exemplificando: redução de estoque, do tempo médio de entrega, da
produtividade, etc.
Acuracidade
na gestão de inventário é sem dúvida um tema atual, importante e que deve ser
colocado como prioridade nas agendas de supervisores, gerentes e diretores de
qualquer empresa que busque atingir o patamar de eficiência operacional
desejado.
Eficiência
ou Serviço
A
gestão de inventário é um assunto vital e absorve, freqüentemente, parte
substancial do orçamento operacional de uma organização. Quanto menor o nível
de estoques necessários para que um sistema produtivo consiga trabalhar, mais
eficiente ele será, uma vez que estes primeiros não agregam valor aos produtos.
A
eficiência na sua administração poderá criar a diferença perante os
concorrentes. A melhoria da qualidade produtiva, a redução dos tempos
operacionais, a diminuição criteriosa dos custos, dentre outros aspectos, são
alguns exemplos de ações que oferecem vantagens competitivas para a própria
empresa.
Nesse
sentido, é fundamental que as empresas diminuam a quantidade de estoques na
cadeia de suprimentos, a fim de obter uma racionalização nos custos de
armazenagem e respectiva manutenção.
"Devemos
sempre ter o produto de que você necessita, mas nunca podemos ser pegos com
algum estoque.” (Ronald H. Ballou - professor de Operações na Weatherhead School of
Management, em Cleveland
EUA ). É uma frase que
descreve bem o dilema da descrição de estoques. Inicialmente, as lojas perdem
vendas porque produtos não estão disponíveis na área de vendas. Em seguida,
quando a falta de um produto é identificada, os compradores reforçam a compra e
então a loja fica saturada com o estoque. Resultado final: excesso de estoque
de alguns produtos falta de outros, problemas de estocagem, dificuldades de
controle de inventários, dificuldade de introdução de novos produtos e
consequentemente perdas de venda.
A
incidência de ruptura em um produto reduz em geral 46% a intenção de compra
inicial do consumidor – veja a figura 1.
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| FIGURA 1- Redução da intenção de gasto em compra devido a ruptura |
O
controle de estoques é parte vital do composto logístico, pois estes podem
absorver de 25% a 40% dos custos totais, representando uma porção substancial
do capital da empresa. Portanto, é importante a correta compreensão do seu
papel na logística e de como devem ser gerenciados.
Para
muitas empresas que operam com algum nível de inventário em seus estoques, que
almejam proporcionar a alta disponibilidade de seus produtos para os consumidores
com um mínimo de custo operacional, especialmente em indústrias que enfrentam
alta competitividade e onde as margens de lucro são cada vez menores, é muito
comum encontramos uma solução ou sistema de automação de processos no
gerenciamento de inventário. Por exemplo, muitos varejistas utilizam sistemas
automáticos de reabastecimento (Automatic Replenishment System – ARS), que
verifica o nível de um determinado item na loja e dispara uma ordem de compra
automática para seu fornecedor com o mínimo de intervenção humana.
Para
realização desta atividade, estas empresas dependem diretamente da acuracidade
da informação processada pelos sistemas que direcionam as decisões estratégicas
da companhia. A acuracidade da informação a respeito do local e quantidade dos
itens é uma premissa básica para se coordenar qualquer movimentação dos
produtos. Entretanto, se esta informação estiver incorreta, a habilidade de se
prover o produto para o consumidor com o mínimo de custo operacional é
comprometida. Por exemplo: se os dados de estoque apresentados pelo sistema
para determinada planta estiverem em desacordo com o estoque físico real,
ordens de compra podem não ser emitidas a tempo ou esta determinada planta pode
estar atuando com sobre-estoque desnecessário.
Para
onde devemos olhar?
Então,
quais são os fatores chaves para a acuracidade na gestão de inventário?
Diversos elementos são importantes, porém um dos pontos mais analisados é o
Estoque Teórico (Item Master). Você tem em seu estoque teórico a correta
descrição e as informações necessárias de cada produto, tais como tamanho e
peso? Esta informação é atualizada? A quantidade destes itens está correta?
Outro fundamento básico consiste no recebimento. Se no momento em que o sistema
recebe a informação da quantidade de produtos recebidos ocorre alguma
divergência, é muito provável que o nível de serviço no atendimento aos pedidos
dos clientes seja prejudicado. O sistema continuará informando uma quantidade
não correta e poderá liberar o atendimento a pedidos que efetivamente não serão
realizados. Porém um dos problemas mais comuns e amplamente analisados está nos
erros de contagem de inventário – veja figura 2 – e é através do aprimoramento
neste procedimento que conseguiremos melhorar a acuracidade do inventário.
Desta
maneira, a solução para se atingir o patamar ideal de acuracidade na gestão de
inventário é o que chamamos de Real Time Inventory (RTI), pois reduz a
possibilidade de grandes erros e é uma ferramenta que pode ser usada em vários
momentos no caminho do produto até seu destino final, o cliente.
Real
Time Inventory
A
acuracidade das informações de inventário após uma contagem física anual do
estoque é no máximo apenas adequada. É uma foto no tempo de quanto
“aproximadamente” realmente existe. Então qual é a alternativa? Cycle Counting
ou Inventário Rotativo.
Cycle
Counting - “A Técnica de Contagem
Física de Inventário onde o inventário é executado em uma programação periódica
ao invés de uma vez ao ano.” – APICS.
Em
um inventário rotativo é escolhida uma pequena porção do inventário total para
ser contada todos os dias. Esta seleção pode ser randômica ou semi-randômica e
a medida que os erros são encontrados eles devem ser corrigidos. O inventário
rotativo remove erros do sistema tal qual um inventário anual, porém tem
algumas vantagens significativas.
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| FIGURA 3 - Amostra Estatística |
Utilizando
o princípio da Inferência Estatística (figura 3), podemos verificar em uma
amostra randômica de 100 peças de um quebra cabeça, retiradas de uma população
de 1.000 peças, se 20% do total de peças são vermelhas isto infere que 20%
(200) peças da população total também são vermelhas. Imagine que cada peça do
quebra cabeça é um item diferente em seu inventário e as peças vermelhas são os
itens que contém informações erradas no seu banco de dados. Se realizarmos uma
contagem de 100 peças (itens) e corrigir os erros encontrados, teremos estimado
a IRA (Inventory Record Accuracy) ou acuracidade do inventário em 80% e
removido 20 erros. Repetindo este procedimento ao longo do período, a
acuracidade tende a aumentar, pois, os erros são removidos mais rapidamente do
que são introduzidos.
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| FIGURA 4 - Resultados semanais do inventário rotativo |
A
figura 4 demonstra os resultados típicos encontrados em um programa de
inventário rotativo, ou seja, a cada semana a qualidade da informação
encontrada está sendo aprimorada.
A
contagem feita de forma contínua encontra erros, corrige problemas e aumenta a
acuracidade. O inventário rotativo é mais barato e pode ser programado de
acordo com a necessidade do negócio sendo realizado como parte da rotina do
trabalho da operação. Os resultados são obtidos de forma rápida, pois não está
sendo realizado em todo o estoque, mas em apenas uma seção, um SKU ou somente
em um determinado item.
Aumentando
a Eficiência da Contagem
É
verdade que o inventário rotativo pode exigir certa quantidade de esforço,
especialmente quando o IRA está na faixa dos 90%, isto acontece, pois mais contagens
são necessárias para encontrar cada novo erro a medida que sua acuracidade
aumenta.
Para
aumentar a eficiência na detecção de erros e reduzir o custo envolvido, algumas
técnicas estão disponíveis:
Ø
Regra de
Pareto: O inventário rotativo
utiliza uma regra simples do 80/20 de Pareto (veja figura 5) que direcionam as
contagens dos itens A mais freqüentes, itens B menos freqüentes e itens C
esporadicamente (veja tabela 1).
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| TABELA 1 - Padrão de Inventário Rotativo para o SAP R/3 |
Ø Mapeamento da
Contagem: Esta técnica agrupa as contagens que serão realizadas num determinado
momento, em um mesmo setor, reduzindo o tempo de movimentação das pessoas
envolvidas no processo.
Ø Contagem Base
Zero: Os profissionais envolvidos não sabem qual a informação deveriam
encontrar no momento da contagem, apenas coletam a informação e enviam para o
sistema, que pode gerar as divergências encontradas.
Ø
Utilização de
Leitores de Código de Barra: Alguns equipamentos tornam as contagens mais
rápidas e eficientes, podendo inclusive estar conectados ao sistema em modo on
line.
Onde
Podemos Errar?
O
inventário rotativo nem sempre é perfeito. Alguma coisa pode e com certeza
sairá errada, produzindo custos desnecessários e grande esforço, com pequenos
resultados. Por isso é muito importante estar atento onde devemos concentrar
esforços para garantir o resultado ideal.
Ø
Equipe
Insuficiente: Subestimar o esforço
necessário para a realização da tarefa pode gerar correria na contagem e erros
desnecessários.
Ø Treinamento
adequado: Profissionais que realizam
este trabalho devem estar bem treinados e preparados para operar o sistema e
conhecer todos os passos a serem realizados.
Ø Planejamento: Sem um planejamento a longo prazo dos inventários,
problemas como contagens de brinquedos em dia das crianças podem acontecer, e
certamente o volume e a falta de preparação dos produtos, podem comprometer a
qualidade da contagem.
Ø Ignorar a
Prevenção de Erros: Prevenir os
erros é sempre melhor do que corrigi-los, por isso o programa de prevenção
sempre deve estar alinhado aos resultados do inventário.
O
que devemos esperar?
Em
suma, um dos maiores obstáculos na gestão de inventário das empresas de varejo,
indústria de bens de consumo e outras está em atingir um patamar de qualidade
necessário na integridade das informações de estoque, possibilitando aos
profissionais que atuam no gerenciamento dos níveis adequados de inventário a
tomada de decisões corretas, nos instantes corretos e com o mínimo de
divergência possível. Desta maneira, o processo de contagem de estoque tem um
papel fundamental para alcançar este patamar de qualidade da informação tão
almejado.
A
contagem de estoque, apesar de ser uma atividade necessária para o controle e
gerenciamento efetivo do inventário de uma empresa, é uma atividade que consome
tempo, muito dinheiro e torna ainda mais complexa as operações de varejistas,
indústrias, centros de distribuições e muitos outros elos da cadeia de
suprimentos. Além disto, processos incompletos, falhas nos procedimentos, falta
de capacitação e outros problemas geram inúmeros erros de inventário,
prejudicando todas as etapas da cadeia de abastecimento.
Os
resultados esperados em um programa de Inventário rotativo pode demorar algum
tempo para aparecer, especialmente após atingir o patamar de 90% na acuracidade
de inventário. Por isso, encontrar maneiras que demandem pouco investimento,
que sejam eficientes para realização da contagem e garantam a acuracidade nas
informações de controle nos estoques tem sido um dos temas significativos em
várias empresas do mundo.
Referências
Information Inaccuracy in
Inventory Systems - Yun Kang e Stanley
Inventory Management Beyond
Pareto: A 12 Step Approach - Thomas L. Freese - www. FreeseInc.com
Inventory Record Inaccuracy:
An Empirical Analysis - Nicole DeHoratius e Ananth Raman – Agosto, 2004
Retail Inventory Management
When Records Are Inaccurate - Nicole DeHoratius, Adam J. Mersereau, e Linus
Schrage - The University of Chicago Graduate School of Business
Should inventory policy be
lean or responsive? Evidence for US public companies - Serguei Roumiantsev
e Serguei Netessine - The Wharton School
University of Pennsylvania
APICS Dictionary
Frequent Inventory Counts –
www.cbaonline.org
Cycle Counting &
Inventory Record Accuracy - Strategos-International
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