O autor deste artigo foi
um colega de trabalho no período em que atuei como Coordenador de Logística na
ZF do Brasil S/A e ZF Sistemas de Direção Ltda. Excelente profissional com idéias claras e visão
de futuro, ele apresenta neste artigo algumas dicas de como elevar a área de
compras e suprimentos a um patamar estratégico, a fim de tornar a empresa mais competitiva
em um mercado cada vez mais voraz.
Boa leitura!
Prof. Geraldo Cesar Meneghello
Atuação proativa
do departamento de compras aufere maior competitividade às empresas!
Antigamente, os
departamentos de compras ocupavam uma posição inferior na hierarquia gerencial,
apesar de frequentemente gerenciarem mais da metade dos custos da companhia.
Uma empresa comum gasta, aproximadamente, 60% de suas vendas líquidas na compra
de bens e serviços. Entretanto, pressões competitivas recentes têm levado
muitas organizações a modernizarem seus departamentos de compras e também a
elevarem os administradores desse departamento a cargos de diretoria.
Atualmente, tais departamentos são assessorados por pessoas com graduação de
nível MBA (Master Business Administration) que aspiram ao cargo de
diretor-presidente.
Esses
departamentos novos e mais estrategicamente orientados foram transformados de
“departamento de compras”, que tinham como objetivo encontrar os menores
preços, a “departamentos de licitações, compras e contratos”, com a missão de
encontrar o melhor produto proveniente de um número menor de fornecedores
melhor qualificados. Algumas multinacionais chegaram a elevar tais
departamentos ao nível de “departamentos estratégicos de fornecimentos”,
ficando, assim, responsáveis pela gestão de recursos e desenvolvimento de
parcerias globais.
A valorização e a
modernização dos departamentos de compras fizeram com que as empresas
fornecedoras de produtos industriais atualizassem seus profissionais de vendas
com o propósito de prepará-los adequadamente para o desenvolvimento dos
negócios, em pé de igualdade com os novos profissionais das áreas de
suprimentos. As transações comerciais passaram a ser orientadas de modo que
pudessem contribuir para a consolidação da visão, da missão e dos propósitos da
empresa, pois influenciam diretamente os resultados da companhia que, de modo
geral, necessita lucrar, crescer e se perpetuar no mercado. Definitivamente, o
departamento de compras passou a ser um departamento estratégico.
MUDANÇA DE VISÃO
Quando as compras
passam a ser vistas dentro de um escopo estratégico, algumas providências
precisam ser tomadas. Por exemplo, transferir as aquisições rotineiras aos
próprios departamentos solicitantes, principalmente aquelas que agregam pouco
valor. Essa evolução é necessária para que o departamento de compras passe a
exercer um papel estrategicamente mais proativo quanto a agregar valor, gerar
resultados e contribuir para a manutenção da qualidade dos produtos e serviços
da empresa.
Assim sendo, é
provável que, no futuro, os departamentos de suprimentos sejam estruturados de
maneira diversa do que ocorre presentemente. É preciso que se faça uma
adequação das rotinas e processos de compras no sentido de administrar, de modo
mais competitivo, as cadeias estratégicas de suprimentos. Tais departamentos
devem assumir a responsabilidade de determinar a política global de compras que
envolvam grandes negociações, enquanto que os itens rotineiros, de valor menor,
serão tratados pelos próprios departamentos funcionais.
Na prática, isto
já pode ser desenvolvido hoje com o uso de compras via web, catálogos
eletrônicos ou estoque consignado, como no caso de aquisições de itens
padronizados (standard), por exemplo; rolamentos para manutenção, material de
escritório, ferramentas, material elétrico, EPI´s (Equipamentos de Proteção
Individual) etc.
Visão estratégica
impõe nova postura aos departamentos de compras. Quanto maior a interação com
os demais departamentos, maiores são as oportunidades de redução dos custos de
manufatura.
Essa é uma
tendência de mudança que vem se consolidando rapidamente no correr dos últimos
anos. As organizações devem estar preparadas para desenvolver novas práticas de
gestão de maneira tão rápida e eficaz, quanto o fazem no desenvolvimento e
lançamento de novos produtos e serviços. Por sua vez, isso exige melhorias
significativas nos sistemas de comunicação, que servem de interface entre as
atividades de compras, produção, marketing, vendas, custos e finanças, do lado
interno, tanto quanto permitem a troca de dados e informações com fornecedores e
clientes, do lado externo à empresa.
INOVAÇÃO E PROATIVIDADE
À medida que os
ciclos de vida dos produtos se tornam cada vez mais curtos, o tempo de reação
do mercado vai sendo comprimido. O departamento de compras deve estar preparado
para esta realidade, sendo capaz de tomar iniciativas que ajudem no
desenvolvimento de novas ideias, produtos e serviços. Atualmente, a velocidade
de lançamento de novos produtos é fundamental enquanto diferencial de
competitividade. Por esse motivo, toda iniciativa que possa reduzir o tempo de
lançamento de um novo produto é sempre bem-vinda. Não custa reforçar que novos
produtos não podem ser desenvolvidos e vendidos rapidamente sem a cooperação
proativa do departamento de compras.
No mundo
globalizado de hoje, um departamento de suprimentos que apenas atenda às
requisições de compras da fábrica não faz mais sentido. O departamento de
compras deve participar ativamente dos projetos, desde o primeiro momento,
quando as áreas de engenharia de produtos, vendas, planejamento, produção,
enfim, qualquer departamento que envolva suprimentos esteja preparando algum
orçamento, pois sempre poderá sugerir ideias, opções e alternativas que
viabilizem soluções mais competitivas. Além disso, por atuarem diretamente com
fornecedores, de um modo geral, podem antever dificuldades de abastecimento,
problemas cambiais, cartéis etc.
COOPERAÇÃO E SINERGIA
A ideia não é
tirar a autonomia de nenhum departamento, seja este qual for, mas atuar de
maneira holística e sinérgica, de modo que a soma de competências e
conhecimentos contribuam para uma organização sólida e competitiva. Em um mundo
em que não há mais espaço para amadores, todo esforço que possa gerar economia
e eficácia não deve ser posto de lado. Obviamente, para que a organização
funcione a contento dentro dessa nova realidade, há que se criar uma cultura de
cooperação e espírito de equipe. Nesse ponto, o papel das lideranças deve
convergir para a criação de um contexto organizacional que favoreça essa
prática.
Dependendo do estágio
de desenvolvimento em que se encontrar a organização, do ponto de vista da
gestão, essa mudança de postura poderá custar mais ou menos tempo, contudo são
inegáveis os benefícios que tais procedimentos poderão proporcionar aos
resultados da companhia. Como se sabe, mudanças levam tempo para serem
implementadas e consolidadas, todavia, quando os primeiros resultados surgirem,
todo o esforço será compensado. Caberá à liderança manter o foco e a motivação
de todos os envolvidos.
Por Donizeti Cosme
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