Na área de compras e suprimentos não basta
apenas comprar, é preciso comprar bem, procurando obter o maior número de
vantagens possível. A função compras é considerada de importância
estratégica para as organizações.
PALAVRAS-CHAVE para a área
de compras e suprimentos é: competitividade, compras, gestão, lucro, produção.
SISTEMAS UTILIZADOS NO SETOR DE COMPRAS
Introdução
Para garantir o gerenciamento da cadeia de
suprimentos é preciso que os membros da cadeia trabalhem em conjunto para
atingir a mesma meta e coordenar melhor os processos de negocio. As empresas
estão recorrendo ao o uso de tecnologias digitais como Internet, Intranet e
extranet para capacitar as organizações a desenvolver, montar e gerenciar os
produtos durante seu ciclo de vida.
Os Sistemas Integrados oferecem a
empresa uma plataforma de tecnologia de Sistemas de Informação – SI única
contendo dados de todos os processos de negócio. Os SI Aumentam a capacidade
das empresas em interagir com todos os níveis da cadeia de suprimento ainda
mais se usarem os mesmos softwares para integração, pois assim trocarão dados
sem intervenção manual.
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DISTRIBUÍDOS - EDI
Conceito:
É um conjunto
de padrões de estruturas de dados para uso em comunicações eletrônica entre
organizações como empresas e governos. Os dados estruturados, chamados
documentos, seguem modelos de documentos de papel trocados entre essas
organizações.
Objetivo:
O foco do EDI é
a troca de informações comerciais entre duas empresas e entre empresas e
governos, como ordens de compra, ordens de serviço e requisição de preços.
Vantagens
Ø Eficiência em relação a papel
Ø Comunicação com outras empresas
Desvantagens
Ø Mudança do processo de negócio
Ø Interpretação de dados
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO (ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING – ERP)
Conceito
São sistemas de
informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um
único sistema
Objetivo
Os sistemas
ERP são um conjunto de programas (software) de computador para maximizar
ganhos produtivos e financeiros, minimizando retrabalhos e custos. São também
conhecidos como PGI (Programas de Gestão Integrada) que fornecem aos
gestores e executivos informações precisas para tomada de decisão melhorando os
negócios da empresa.
Vantagens
Ø Eliminação de
onerosos e inflexíveis sistemas legados;
Ø Facilitação na
adoção de processos de trabalho mais eficientes;
Ø Melhoria do
acesso aos dados para tomada de decisão operacional;
Ø Redução de
atividades que não agregam valor à empresa;
Ø Eliminação de
operações manuais;
Ø Oportunidade para
atualizar a infra-estrutura tecnológica.
Desvantagens
Ø Implementação que
demanda muito tempo, é difícil e bastante cara;
Ø Dependência de um
único fornecedor;
Ø Excesso de
controles;
Ø Não atendimento
as necessidades específicas dos negócios e visão superficial dos processos.
COMÉRCIO ELETRÔNICO DE EMPRESA PARA
EMPRESA (BUSINESS TO BUSINESS - B2B)
Atualmente a maioria das grandes empresas
está transferindo as suas compras para a Web.
O B2B utiliza diferentes tecnologias da
informação, a maioria das quais pode ser implementada na Internet ou em um
sistema próprio de comunicação.
Conceito:
São portais em
que se promovem as relações entre empresas (B2B) ou entre uma dada empresa e as
empresas com quem ela pretendem manter relações. São, portanto, redes que unem
a empresa e os seus parceiros de negócio, com o objectivo de promover a
colaboração e a partilha de informação.
Vantagens
Ø Redução de custos
na realização de pedidos e no preço de matéria-prima
Ø Maior agilidade
nos procedimentos de escolha de fornecedores ou compradores
Ø Maior controle
dos processos licitatórios
Ø Diminuição de
erros nesses processos
Desvantagens
Ø Dificuldade de
integração entre os sistemas heterogêneos
Ø Tempo para baixar
informações.
Ø Limitações da
interface.
Ø Problemas de
pesquisa.
Ø Inadequada
mensuração do sucesso de aplicações Web.
Ø Fraca segurança.
Ø A falta de um
padrão na Internet
COMPRAS - PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO
Os princípios do processo de negociação:
Ø Separar as
pessoas dos problemas;
Ø Concentrar-se nos
interesses e não nas posições;
Ø Criar opções de
mútuos ganhos;
Ø Insistir em
critérios objetivos (e não-subjetivos);
Ø Desenvolver
alternativas para se chegar a um acordo.
Contratos de Fornecimento – O que são?
São acordos firmados entre fornecedores e
clientes com o objetivo de garantir o suprimento de produtos e/ou serviços por
um determinado período de tempo.
VANTAGENS
Ø Maior garantia de
retorno em investimentos de ativos fixos;
Ø Maior
estabilidade entre as partes;
Ø Economia de
escala;
Ø Melhoria da
qualidade;
Ø Maior
confidencialidade nos projetos.
DESVANTAGENS
Ø Maior dependência
dos fornecedores;
Ø Multas (atraso,
qualidade, falta de visitas ao cliente)
DOCUMENTAÇÃO UTILIZADA NO PROCESSO DE
COMPRAS
Requisições / solicitações de compra: Utilizado para
fornecer notificações de necessidades de materiais e/ou atividades externas e
manter controle de tais necessidades.
Lista de fornecedores homologados: Lista contendo a
aprovação ou confirmação de que uma organização atende aos critérios estabelecidos
e que visam gerar segurança e confiança para o processo de fornecimento
Certificações: Na busca
pela qualidade as empresas colocam como pré-requisito que seus fornecedores
possuam certas cerificações, como por exemplo, ISO 9000 e ISO 14000.
QAF – Questionário de Avaliação do
fornecedor: Caso não possuam as certificações solicitadas pela
empresa contratante o fornecedor deverá preencher um documento chamado QAF –
Questionário de Avaliação do Fornecedor.
Contrato de fornecimento: O contrato de
fornecimento é emitido e enviado no inicio do fornecimento (desenvolvimento) e
tem vigência durante todo o período em que o fornecedor pertencer a base de
fornecimento.
Cotações: Uma cotação é uma
oferta do fornecedor para uma organização de compras com relação ao
fornecimento de materiais ou prestação de serviços sujeitos a condições
especificadas.
Desenhos ou Especificações Técnicas: Normas,
especificações de produto e desenhos são padrões que servem de referência para
comparação.
Pedidos de compras: Um pedido é uma
solicitação formal ou instrução de uma organização de compra para que um
fornecedor ou um centro forneçam ou coloquem à disposição uma certa quantidade
de mercadorias ou serviços em um determinado prazo.
Follow up: É um termo em
inglês, e significa acompanhar; acompanhamento. Significa ir atrás de uma
resposta para algo que foi solicitado.
Relatório de PPM de entrega: Acompanhamento do
desempenho do fornecedor. Fórmula de cálculo:
PPM = (Total de peças entregues fora do prazo
/ Total de Peças Entregues) x 1.000.000
SELEÇÃO DE FORNECEDORES
A escolha dos fornecedores tem grande
importância no planejamento da empresa. É preciso descobrir quem são, onde se
localizam os fornecedores e quais são os mais adequados para o seu negócio. Por
outro lado, obter boas condições de compras depende de negociação
permanentemente com os fornecedores e ter atenção às oportunidades.
Antes de contratar um fornecedor, são
analisados os seguintes aspectos:
Ø Será pontual na
entrega?
Ø O seu fornecedor
tem qualidade naquilo que me vende?
Ø E o preço do meu
fornecedor vai ajudar-me em minha negociação com o consumidor final? Como
ficará minha margem de lucro?
Ø Como esse
fornecedor se comporta no mercado?
Ø O fornecedor tem
algo mais a oferecer às empresas que o compram?
Ø O seu fornecedor
é transparente ao dá informações sobre a matéria-prima que lhe repassa?
Ø Saber escolher
bem os fornecedores de sua empresa tem resultados impactantes no negócio.
Ø O bom fornecedor
é aquele que atende a todas as suas necessidades.
OUTROS ASSUNTOS RELACIONADOS
Compras especulativas: As compras nem sempre são motivadas por procedimentos de controle de
estoque ou pela programação de produção.
Ø O que são?
Ø Quais as
vantagens e desvantagens?
Ética em compras: O principal objetivo de condutas éticas relacionadas as compras é servir
como orientação aos profissionais no exercício de sua competência, de modo a
garantir a franqueza e integridade nos processos de aquisição de bens e
serviços, e no relacionamento com os fornecedores, devendo ser válido tanto
para vendas quanto para compras.
Alguns outros
problemas que interferem na ética em compras:
Ø Especificações técnicas muito detalhadas;
Ø Brindes ou presentes que são oferecidos pelos fornecedores;
Ø Comissões oferecidas por fornecedores ;
Ø Subornos;
Ø Manipulação de informações .
REFERÊNCIAS
Ø Relacionamento
com fornecedores através de contratos. A experiencia da
glaxosmithkline. MARANHÃO, Sheila da Rosa – Consultora de materiais,
Revista P&D em Engenharia de Produção V.07 N.01 (2009) p. 01-19.
Ø MAYER, Veronica
Feder; MARIANO, Sandra R.H. Disponível em: http://pt.scribd.com/doc/13460481/Aula-15-O-processo-de-negociacao
http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/pt/75/ee0b5555c811d189900000e8322d00/content.htm
Ø http://www.makro.com.br/guiadoempreendedor/index.php/como-escolher-um-fornecedor/
Ø http://180graus.com/consultoria-empresarial/escolher-o-fornecedor-da-sua-empresa-e-coisa-seria-336226.html
Ø ALT, Paulo Renato Campos; MARTINS, Petrônio Garcia. Administração de
materiais e recursos patrimoniais. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2009.
Ø BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial: transportes, administração de
materiais e distribuição física. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
Ø ÉTICA
EMPRESARIAL. Disponível em < http://www.eticaempresarial.com.br> Acesso
em: 5 de maio de 2012.
Este
trabalho foi apresentado pelos alunos do 3º ano de Engenharia da Produção da
Universidade Eurípedes de Marília – UNIVEM, disciplina: Logística e Cadeia de
Suprimentos - 2012.
AUTORES
Alex Vieira da
Guarda
Ana Laura Gazoto
Contrera
Ana Paula Bonacina Padilha
Ariel Donizetti da
Silva
João Hugo Gomes
Barnabé
Nívia Togni Cega dos
Santos
Nathália Fernanda Porsebon
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